KI-Kompetenz-Pflicht: Was Arbeitgeber jetzt tun müssen (Art. 4 KI-Verordnung)

Nutzt dein Team ChatGPT für E-Mails, Copilot in Office oder ein KI-Tool für Angebote? Dann betrifft dich eine Regel, die viele Unternehmen noch nicht auf dem Schirm haben: die KI-Kompetenz-Pflicht aus Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung (auch „AI Act“ oder „KI-VO“).

In diesem Beitrag erfährst du, was genau verlangt wird, für wen die Pflicht gilt und wie du sie praktisch umsetzt.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine verständliche Einordnung, keine Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall sprich bitte mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt.

Was verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung?

Artikel 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, damit ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Das gilt auch für andere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, etwa Freelancer.

„Betreiber“ klingt nach Rechenzentrum, meint aber schlicht: Wer ein KI-System im eigenen Betrieb einsetzt, ist Betreiber. Damit sind praktisch alle Unternehmen gemeint, deren Mitarbeitende beruflich mit KI-Tools arbeiten – vom Handwerksbetrieb mit KI-gestützter Angebotserstellung bis zur Kanzlei, die Texte mit KI entwirft.

Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025.

Was hat der Digital Omnibus geändert?

2026 hat die EU mit dem sogenannten Digital Omnibus Teile der KI-Verordnung überarbeitet. Ursprünglich war vorgeschlagen, die Pflicht zur KI-Kompetenz von den Unternehmen auf die Mitgliedstaaten zu verlagern. Diese Verlagerung ist im Kompromiss nicht enthalten.

Für dich heißt das:

• Die Pflicht bleibt bestehen. Unternehmen, die KI einsetzen, müssen weiterhin Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden ergreifen.
• Es gibt kein festes Mindestniveau. Vorgeschrieben ist kein bestimmtes Zertifikat und keine Stundenzahl. Die Maßnahmen müssen aber zu deinem Betrieb und zu den eingesetzten Tools passen.

Was bedeutet „ausreichende KI-Kompetenz“?

Die KI-Verordnung beschreibt KI-Kompetenz als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken bewusst zu sein. Für den Arbeitsalltag lässt sich das auf vier Fragen herunterbrechen:

1. Funktionsweise: Weiß das Team, wie die genutzten Tools grob arbeiten – und warum sie auch falsche Antworten überzeugend formulieren können?
2. Datenschutz und Vertraulichkeit: Ist klar, welche Daten in welches Tool dürfen und welche nicht – etwa Kundendaten oder Betriebsgeheimnisse?
3. Prüfen statt übernehmen: Wird jedes KI-Ergebnis mit Außenwirkung von einem Menschen kontrolliert?
4. Grenzen und Verantwortung: Wissen alle, wofür KI im Betrieb nicht eingesetzt werden soll und wer bei Fragen entscheidet?

Wie tief das gehen muss, hängt vom Einsatz ab. Wer KI nur zum Formulieren von E-Mails nutzt, braucht weniger als ein Team, das mit KI Bewerbungen vorsortiert oder Kundendaten auswertet.

In 5 Schritten zur umgesetzten KI-Kompetenz-Pflicht

1. Bestandsaufnahme: Wo wird KI schon genutzt?

Frag im Team ehrlich nach – oft wird mehr genutzt, als die Geschäftsführung weiß. Halte fest: welches Tool, wer nutzt es, wofür und mit welchen Daten.

2. Klare Regeln aufschreiben

Eine kurze KI-Richtlinie (eine bis zwei Seiten reichen) legt fest, welche Tools erlaubt sind, welche Daten tabu sind und was vor der Weitergabe geprüft werden muss.

3. Schulung passend zum Einsatz

Plane Schulungen nach Rollen: Grundlagen für alle, Vertiefung für die, die KI intensiv oder mit sensiblen Daten nutzen. Praxisnah wirkt am besten – also mit den Tools und Aufgaben, die im Betrieb tatsächlich vorkommen.

4. Dokumentieren

Halte fest, wer wann woran teilgenommen hat und welche Inhalte vermittelt wurden. Eine schriftliche Dokumentation ist zwar nicht ausdrücklich vorgeschrieben, hilft dir aber, im Zweifel nachzuweisen, dass du Maßnahmen ergriffen hast.

5. Regelmäßig auffrischen

KI-Tools ändern sich schnell. Plane eine kurze Auffrischung ein, sobald neue Tools dazukommen oder sich der Einsatz deutlich ändert – mindestens aber einmal im Jahr.

Kann die KI-Schulung gefördert werden?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Über das Qualifizierungschancengesetz kann die Agentur für Arbeit Weiterbildungen von Beschäftigten bezuschussen – sowohl die Lehrgangskosten als auch einen Teil des Gehalts während der Weiterbildung. Wie hoch der Zuschuss ausfällt, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße ab. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Weiterbildung bei einem zugelassenen (AZAV-zertifizierten) Träger stattfindet und einen bestimmten Mindestumfang hat.

Ob und wie viel Förderung in deinem Fall möglich ist, entscheidet die Agentur für Arbeit im Einzelfall. Eine erste Einschätzung bekommst du mit unserem Fördercheck.

Fazit

Die KI-Kompetenz-Pflicht ist kein Bürokratiemonster – aber sie ist auch nicht vom Tisch. Wer KI im Betrieb nutzt, sollte wissen, wo sie eingesetzt wird, klare Regeln haben, das Team passend schulen und das Ganze kurz dokumentieren. Das schützt nicht nur vor rechtlichen Risiken, sondern sorgt vor allem dafür, dass KI im Alltag wirklich Zeit spart, statt neue Fehler zu produzieren.